Kebijakan Privasi Sistem Manajemen Pengamanan GHN
1. Pendahuluan dan Komitmen Pelindungan Data
Selamat datang di platform digital PT Garda Haruman Nusantara ("GHN Security", "Kami"). Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, memproses, dan melindungi data pribadi yang Anda berikan melalui situs web dan sistem kami (app.gardaharumannusantara.id), aplikasi Android GHN Security, serta portal klien.
Infrastruktur perangkat lunak ini dikembangkan bersama mitra teknologi resmi kami, PT Xilma Teknologi Mandiri. Kami berkomitmen penuh untuk menjunjung tinggi privasi Anda sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) serta regulasi Kepolisian Negara Republik Indonesia (Perpol No. 4 Tahun 2020 tentang Pengamanan Swakarsa).
2. Jenis Data Pribadi yang Kami Kumpulkan
Mengingat sifat ketat operasi pengamanan fisik dan patroli fasilitas, sistem kami mengumpulkan dan memproses beberapa kategori data khusus:
- Nama lengkap, Nomor Induk Kependudukan (NIK).
- Nomor KTA Satpam Polri & masa berlaku.
- Tingkat kualifikasi (Gada Pratama / Madya / Utama).
- Nomor WhatsApp, email dinas, dan unit penempatan.
- Titik koordinat GPS saat presensi masuk dan pulang.
- Lokasi saat memindai titik patroli, melapor kejadian, dan menekan tombol darurat.
- Verifikasi radius geofencing (perimeter pos aktif).
- Catatan: lokasi diambil hanya saat aplikasi dibuka dan tindakan tersebut dilakukan; aplikasi tidak melacak lokasi di latar belakang.
- Foto swafoto (*selfie*) seragam pada saat absensi.
- Foto bukti patroli, laporan kejadian, dan daftar periksa pos.
- Foto bukti dokumentasi serah terima tugas pos (*handover*).
- Nama pengunjung, instansi asal, dan tujuan kunjungan.
- Nomor plat kendaraan bermotor yang masuk/keluar.
- Foto kartu identitas pengunjung (KTP/SIM) atas izin subjek data.
- Log waktu kedatangan dan keberangkatan pos gerbang.
3. Tujuan Pemrosesan dan Penggunaan Data
Data pribadi yang dikumpulkan diproses secara ketat untuk kepentingan:
- Verifikasi Disiplin Kerja: Memvalidasi bahwa anggota satpam bertugas di pos yang tepat sesuai dengan jadwal shift yang telah ditetapkan.
- Laporan Akuntabilitas Klien: Menyediakan bukti patroli, scan barcode checkpoint, dan rekap absensi yang transparan kepada manajemen mitra klien.
- Manajemen Darurat (Emergency Response): Mengarahkan bantuan personil terdekat atau koordinasi Puskodal saat tombol darurat (*SOS Panic Button*) diaktifkan.
- Pencegahan Kejahatan & Audit Investigasi: Memberikan catatan logbook resmi apabila terjadi insiden kehilangan, kecelakaan kerja, atau pelanggaran hukum di fasilitas mitra.
4. Keamanan, Penyimpanan, dan Enkripsi Data
Keamanan data klien dan personil adalah prioritas utama kami. Sistem kami menerapkan standar keamanan berlapis:
🔒 Enkripsi Transportasi Data: Semua transmisi data antara aplikasi petugas, situs web, dan server komando menggunakan enkripsi standar industri HTTPS dengan sertifikat SSL/TLS modern.
🛡️ Infrastruktur Cloud Datacenter: Data disimpan secara aman di server milik perusahaan di Google Cloud wilayah Jakarta, dengan cadangan berkala.
👥 Segmentasi Hak Akses (Role-Based Access Control / RBAC): Setiap pengguna hanya memiliki akses sesuai yurisdiksi tugasnya. Satpam hanya melihat tugas posnya, Klien hanya melihat fasilitas miliknya, dan Kepala Cabang mengawasi regionalnya.
5. Pembagian dan Pengungkapan Data kepada Pihak Ketiga
Kami TIDAK PERNAH dan TIDAK AKAN menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi Anda kepada pihak komersial manapun.
Data hanya dapat dibagikan dalam kondisi terbatas berikut:
- Mitra Fasilitas Klien Resmi: Laporan kehadiran dan patroli di fasilitas terkait dibagikan kepada PIC yang ditunjuk oleh klien yang bersangkutan.
- Aparat Penegak Hukum (Polri/TNI/Pengadilan): Apabila diwajibkan oleh proses hukum resmi yang sah sesuai undang-undang Republik Indonesia dalam rangka penyelidikan tindak pidana di area pos jaga.
- Mitra Pengembang Teknologi: PT Xilma Teknologi Mandiri selaku penyedia platform sistem, semata-mata untuk tujuan pemeliharaan teknis, perbaikan bug, dan audit stabilitas sistem komando.
6. Hak Anda Sesuai UU PDP No. 27 Tahun 2022
Sebagai subjek data pribadi, Anda memiliki hak-hak yang dijamin oleh undang-undang:
- Hak untuk memperoleh informasi mengenai kejelasan identitas, dasar kepentingan hukum, dan tujuan pemrosesan data.
- Hak untuk melengkapi, memperbarui, dan/atau memperbaiki ketidakakuratan data pribadi Anda.
- Hak untuk menunda atau membatasi pemrosesan data pribadi secara proporsional.
- Hak untuk mengajukan keberatan atau permohonan penghapusan (*erasure/destruction*) data pribadi sesuai dengan masa retensi kontrak kerja sama operasional.
6a. Aplikasi Android GHN Security
Aplikasi Android GHN Security hanya untuk pegawai, pimpinan, dan klien PT Garda Haruman Nusantara. Akun dibuat oleh admin perusahaan; aplikasi tidak menyediakan pendaftaran umum.
- Lokasi: dipakai saat presensi, patroli, laporan kejadian, dan tanda darurat, hanya ketika aplikasi sedang dibuka.
- Kamera: dipakai untuk swafoto presensi, foto bukti patroli, kejadian, dan serah terima, serta memindai kode titik patroli.
- Notifikasi: aplikasi menyimpan token perangkat (Firebase Cloud Messaging dari Google) agar pemberitahuan tugas dan tanda darurat dapat dikirim. Pemberitahuan dapat dimatikan di menu Profil, Pemberitahuan.
- Aplikasi tidak menampilkan iklan, tidak memuat pelacak pihak ketiga, dan tidak menjual data.
Penghapusan akun dan data: pengguna dapat meminta penghapusan akun dan data pribadinya melalui email atau WhatsApp pada bagian 8. Akun dinonaktifkan paling lambat 7 hari kerja setelah permintaan diterima. Catatan tugas yang wajib disimpan untuk kepentingan kontrak dan audit tetap disimpan sesuai bagian 7, kemudian dihapus atau dianonimkan.
7. Masa Penyimpanan Data (Data Retention)
Data logbook patroli, absensi, dan rekaman kunjungan tamu disimpan selama masa kontrak aktif dengan klien dan maksimal 24 (dua puluh empat) bulan setelah kontrak berakhir untuk keperluan arsip kepatuhan audit keamanan. Setelah periode retensi terlewati, data akan dianonimkan atau dihapus secara aman dari sistem database.
8. Narahubung Pelindungan Data (Data Protection Officer)
Jika Anda memiliki pertanyaan, keluhan, permohonan koreksi, atau ingin menggunakan hak-hak pelindungan data pribadi Anda, silakan hubungi Tim Pelindungan Data Resmi kami: